Les ateliers de co-conception se déroulant à distance sont de plus en plus communs que ce soit pour des projets longs ou des design sprints. Ils sont faciles à mettre en place et à animer lorsque tous les participants disposent des bons outils, du bon matériel, d’une bonne connexion, etc. Mais ils peuvent devenir ardus selon l’environnement de vos participants.
1. Préparer et vérifier votre atelier de co-conception
Il est primordial de préparer et de vérifier votre atelier de co-conception. En premier lieu, il est nécessaire de contrôler que les outils que vous prévoyez d’utiliser (Miro, Mural, Feature Map, Teams…) sont accessibles pour tous les participants, malgré d’éventuels pare-feu, et prévoir le cas échéant des solutions de repli et à minima un pont téléphonique.
Le télétravail s’est généralisé depuis plus d’un an et les outils gagnent en fiabilité. Vos participants seront sans doute bien équipés, encore faut-il s’en prémunir.
2. S’assurer de l’implication des participants
Dans un monde idéal, les participants prennent part à leur atelier avec leur webcam allumée et disposent de 2 écrans (visio et atelier). Cependant le matériel et la bande passante peuvent être insuffisantes. L’implication est alors la clef de la réussite de l’atelier :
- Identifier les participants
- Les relancer individuellement
- S’assurer qu’ils participent tous et ne décrochent pas
Il peut également être plus efficace de proposer des exercices de travail individuel puis de mise en commun, car ils permettent de maintenir l’implication dans un atelier de co-conception ou l’apport de chacun est nécessaire.
3. Définir des objectifs clairs à chaque étape
Un participant qui ne comprend pas les objectifs de l’étape risque de se mettre en retrait et de ne plus participer. Lors d’un atelier à distance, vous risquez de ne pas vous en apercevoir et ainsi de le perdre définitivement ou de devoir reprendre une activité. Il est donc primordial de bien rappeler les différentes étapes et les objectifs de chaque étape afin que tous soient à l’aise avec les activités.
4. Maintenir le rythme tout au long de l’atelier de co-conception
À distance, les participants peuvent plus facilement s’absenter quelques instants pour faire autre chose et décrocher. Il est donc important de maintenir un rythme à la fois engageant et laissant des phases de respiration. Le fait de découper une activité en petites tâches avec un timer de quelques minutes permet de focaliser l’attention des participants. Les pauses doivent permettre aux participants de récupérer et de s’occuper des autres sujets.
5. Créer une dynamique de groupe
À distance, il est plus difficile de mettre en place une vraie dynamique lors d’un atelier de co-conception, ce qui est pourtant primordial à l’intelligence collective. Il est alors important de prévoir des icebreaker afin de s’assurer de la cohésion et dynamique du groupe.
Avec de l’expérience et de la préparation, la distance permet des ateliers de co-conception tout aussi efficaces qu’en présentiel. Il est juste nécessaire de bien prendre en compte le contexte des participants et d’adapter la méthodologie et le déroulé. L’appui d’un designer expérimenté pouvant adapter ses méthodes est évidemment un plus et favorisera la réussite de vos projets.
